Kulturdepartementet somler med journalføringen

Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) er en tjeneste fra Fornyingsdepartementet som skal gjøre det enkelt for pressen og andre interesserte borgere å få innsyn i kommunikasjon til og fra departementene og offentlige etater.

Tjenesten er relativt ny, og erstatter en lukket “prøvetjeneste” som pressen har hatt tilgang til gjennom mange år. Den har sine feil og mangler, og søket er litt ustabilt, men det blir nok bedre etterhvert.

Akkurat nå er jeg mer opptatt av problemet med somlete journalføring. Med det mener jeg offentlige etater eller departementer som bruker for lang tid på å journalføre dokumenter og gjøre informasjon om korrespondansen offentlig tilgjengelig gjennom oep.no.

Problemet ble svært aktuelt sist fredag, da Elektronisk Forpost Norge (EFN) hadde mottatt et lekket dokument om forslag til ny lovgivning. Det dreide seg om tiltak for å få bukt med ulovlig piratkopiering av åndsverk, sendt fra “Dele ikke stjele”-kampanjen til Kulturdepartementet.

Jeg skal ikke gå inn på innholdet her nå, bortsett fra å bemerke at forslagene som presenteres representerer en farlig samfunnsutvikling. Så får jeg heller komme tilbake til hvorfor – nok en gang – på et senere tidspunkt.

EFN sendte ut pressemelding og la ut dokumentet natt til fredag. Både Computerworld og digi.no fulgte opp med pressedekning.

Det viste seg imidlertidig at dokumentet på ingen måte ble forsøkt hemmeligholdt. Det fremsto bare slik fordi ingen kunne finne det når de søkte på OEP.no. På fredag 8. oktober var dokumentet ikke publisert på OEP.no av Kulturdepartementet, selv om det i følge Bjarne Buset i Gyldendal ble sendt 17. september.

Dette gjorde meg nysgjerrig, og jeg betemte meg derfor for å bruke Gravemaskinen til å finne ut hvor lang tid det normalt tar før journalen for et dokument til og fra Kulturdepartement blir tilgjengelig på OEP.no.

Jeg konfigurerte opp Gravemaskinen, og lot den jobbe i helgen. Så sjekket jeg tallene den hentet ut i et regneark på søndag kveld. De viste at det i snitt var 28,3 dager fra journaldato til publiseringsdato i Kulturdepartementet.

Det er veldig lenge med tanke på at noe av hensikten med offentlige journaler er at journalister og andre skal ha muligheten til å følge med på saksganger mens de pågår, og ikke være henvist til å “leke historikere” som rapporterer saken lenge etter at den er avgjort.

Kulturdepartementets somling med journalføringen er således et demokratisk problem, og jeg må si meg både skuffet og irritert. Dette forventer jeg at de rydder opp i ASAP!

Neste spørsmål er hvorvidt Kulturdepartementet er unntaket eller regelen med slik treg journalføring?

Ifølge tallene fra Gravemaskinen er de unntaket. Snittet for samtlige departement, samt Statsministerens Kontor, er 9,2 dager. Det betyr at Kulturdepartementet er mer enn tre ganger så treg som gjennomsnittet!

De troner også alene på topp, og godt er det. Nest dårligst er Forsvarsdepartementet med 18,0 dager i snitt. Det er dårlig, men Kulturdepartementet bruker nesten dobbelt så lang tid.

Det er heller ikke mye formildende å finne ut at Miljøverndepartementet, som er best i departementsklassen, har et snitt på 3,5 dager.

Her er forøvrig listen:

  1. Kulturdepartementet (KUD): 28,3 dager
  2. Forsvarsdepartementet (FD): 18,0 dager
  3. Olje- og energidepartementet (OED): 13,3 dager
  4. Fiskeri- og kystdepartementet (FKD): 10,0 dager
  5. Utenriksdepartementet (UD): 8,8 dager
  6. Finansdepartementet (FIN): 8,0 dager
  7. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD): 7,8 dager
  8. Kunnskapsdepartementet (KD): 7,6 dager
  9. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD): 7,3 dager
  10. Arbeidsdepartementet (AD): 7,2 dager
  11. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD): 7,0 dager
  12. Statsministerens kontor (SK): 7,0 dager
  13. Landbruks- og matdepartementet (LMD): 7,0 dager
  14. Nærings- og handelsdepartementet (NHD): 6,9 dager
  15. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD): 6,7 dager
  16. Justis- og politidepartementet (JD): 6,7 dager
  17. Samferdselsdepartementet (SD): 5,2 dager
  18. Miljøverndepartementet (MD): 3,5 dager

Samfunnsdebatten om piratkopiering og krav om å åpne for private mottiltak er konfliktfylt nok som den er, om ikke Kulturdepartementet skal bidra med ved til bålet gjennom treg journalføring som skaper begrunnet mistanke om hemmelig kommunikasjon om nye lovforslag.

Hvis poenget med offentlige journaler skal være noe mer enn ett bidrag til hyggelige festtaler, må det tas grep, og det raskt. Jeg oppfordrer derfor alle som leser dette om å kreve at dette må forbedres.

Samtidig er jeg litt stolt, ettersom dette er et godt redaksjonelt case for mitt prosjekt Gravemaskinen. Ved å kombinere automatisk analyse av innholdet på OEP.no med en redaksjonell bearbeidelse av dataene, var det mulig å finne disse tallene relativt raskt. Dette viser litt av potensialet til datastøttet journalistikk med Gravemaskinen. Og nå som løypa er gått opp, går det fort å lage en oppdatert statistikk ved neste korsvei – for å se om Kulturdepartementet har skjerpet journalføringen sin.

Bloggere, journalister eller andre som ønsker å skrive om saken – og gjerne følge den opp – kan fritt bruke dataene og grafene herfra.

  • http://www.skorstad.us Audun Skorstad

    Det virker ikke som de somler med journalføringen. For å finne ut det, må du sammenligne dokumentdato med journaldato og se om det er store avvik (justert for postgang for innkommende dokumenter).

    Det Kulturdepartementet ser ut til å somle med, er avlevering av postjournalen. Det kan være flere årsaker til dette, mest sannsynlig skyldes det at man har brukt for lang tid på å tilpasse nye rutiner etter lanseringen av oep. Det igjen kan ha flere forklaringer – systemtreghet, enkeltpersoner eller noe så enkelt som sykefravær i dokumentasjonssentret (arkivet).

    Det bør være et mål for alle departementene å ligge på mellom 2 og 4 dager (to avleveringer ukentlig), og jeg tror nok de fleste vil nærme seg i løpet av året. Det er en interessant analyse du har gjort og jeg håper du gjentar den om noen måneder når systemet har “satt seg” litt bedre.

    • http://blogg.abrenna.com Anders Brenna

      OEP opererer med tre datoer: dokumentdato, journaldato og publiseringsdato. Jeg har sammenlignet journaldato og publiseringsdato.

      Det betyr at du har rett. Kulturdepartementet somler med publiseringen. Problemet er imidlertid nøyaktig det samme. De somler, og enten man kaller det publiseringssommel eller journalføringssommel, så er det et demokratisk problem som bør rettes.

      • http://www.skorstad.us Audun Skorstad

        Jeg er enig. Eller, jeg er vel ikke enig i at det er et demokratisk problem at elektronisk postjournal har et etterslep på en måneds tid, men det er ihvertfall en svakhet som gir en noe dårligere demokratisk kontroll. Det er uheldig og bør rettes opp.

        Det er klart at kulturdepartementet bør rette opp dette snarest. Når det gjelder en del av de andre departementene derimot, er det forståelig at det tar litt lenger tid.

        FD, FIN, FKD, OED og UD behandler en større mengde sensitiv informasjon og kan ha behov for lenger tid til å vurdere hvor mye av et dokument som skal skjermes. Derfor tror jeg neppe man skal forlange at disse holder seg under en uke fra journaldato til publiseringsdato.

        • http://www.offentlighet.no Kristine Foss

          Det legges ikke ut hele dokumenter i OEP, så jeg er ikke enig i argumentet med at FD etc trenger lenger tid for å vurdere hvor mye av et dokument som skal skjermes. Å publisere journalføringen, altså en beskrivelse av sak/dokument, burde være mulig å gjøre på dagen. Tidsbruket Gravemaskinen avslører er dessuten lenger tid enn det skal ta å behandle innsynskrav, og det kan ihvertfall ikke være rett. Men håper som deg at det er startproblemer og ikke et varig problem, og håper også at Gravemaskinen gjentar undersøkelsen om ikke så lenge.

  • Pingback: Tweets that mention Kulturdepartementet somler med journalføringen « Anders Brenna -- Topsy.com()

  • Pingback: Metoderapport til SKUP - Anders Brenna()